Sporządzenie świadectwa charakterystyki energetycznej zleca najczęściej właściciel, zarządca budynku lub osoba, która posiada spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu. Obowiązek ten wynika z przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków (Dz.U. z 2021 r. poz. 497, z późn. zm.). W określonych sytuacjach to właśnie te osoby są zobligowane do zapewnienia, aby świadectwo zostało sporządzone przez uprawnionego eksperta.
Świadectwo charakterystyki energetycznej musi zostać przedstawione w momencie sprzedaży lub wynajmu budynku bądź lokalu, niezależnie od tego, czy transakcja odbywa się pomiędzy osobami fizycznymi, czy prawnymi. W praktyce oznacza to, że właściciel lub osoba dysponująca prawem do nieruchomości ma obowiązek zlecić wykonanie świadectwa certyfikowanemu specjaliście i pokryć koszt jego sporządzenia. Dokument ten powinien zostać przekazany nabywcy lub najemcy najpóźniej w chwili podpisania umowy sprzedaży lub najmu. Dodatkowo, już w ogłoszeniach o sprzedaży lub wynajmie (np. w Internecie czy w prasie), powinny być podane niektóre dane zawarte w świadectwie, takie jak: wskaźnik rocznego zapotrzebowania na energię użytkową, końcową i pierwotną.
W przypadku nowych budynków, które wymagają uzyskania pozwolenia na użytkowanie, obowiązek zapewnienia świadectwa charakterystyki energetycznej spoczywa na inwestorze lub deweloperze. Dokument ten musi być dołączony do zawiadomienia o zakończeniu budowy lub wniosku o pozwolenie na użytkowanie budynku.
Warto zaznaczyć, że brak świadectwa w wymaganych sytuacjach może skutkować karą grzywny. Kontrolę przestrzegania przepisów w tym zakresie może prowadzić m.in. Inspekcja Nadzoru Budowlanego lub Urzędy Skarbowe, w kontekście kontroli umów najmu.
Podsumowując, obowiązek zlecenia sporządzenia świadectwa charakterystyki energetycznej spoczywa na:
- właścicielu lub zarządcy budynku/lokalu – przy sprzedaży lub wynajmie,
- inwestorze lub deweloperze – przy nowym budownictwie,
- osobie posiadającej spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu – przy transakcjach dotyczących takiego prawa.
Świadectwo może wykonać tylko osoba wpisana do centralnego rejestru charakterystyki energetycznej budynków, prowadzonego przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii.